Zakenreis voorbereiden: zonder internetgedoe naar Schiphol en weer aan het werk

Een week van tevoren: test uw thuiswerkplek

Veel zakenreizigers werken op de dag vóór vertrek en de dag na terugkomst thuis. Logisch: na een late landing wilt u niet de volgende ochtend in de file naar kantoor. Maar juist op die dagen merkt u hoe goed uw thuiswerkplek is. De router staat in de meterkast of de woonkamer, het bureau op zolder of in de achterkamer, en daartussen zitten vloeren en muren die het signaal afzwakken.

Of uw wifi tekortschiet, kunt u beter meten dan raden. Een speedtest naast de router zegt weinig over uw bureau twee verdiepingen hoger. Met uw laptop of telefoon ziet u de signaalsterkte op de plek zelf. Hoe u dat doet en wat de getallen betekenen, leest u in deze uitleg over het meten van uw wifi-signaal. Doe het een week voor vertrek, dan hebt u nog tijd om iets te regelen.

Test ook gewoon een videocall vanaf uw bureau, op het tijdstip waarop u meestal belt. 's Avonds, als het hele huis streamt, hapert een zwakke verbinding eerder dan midden op de dag.

Te zwak signaal op de werkplek? Zo lost u het op

Er zijn grofweg drie oplossingen. De router verplaatsen doet u zelf. Voor een kabel die netjes weggewerkt moet worden of een extra accesspoint kunt u wifi thuis laten installeren door een installateur die eerst komt kijken waar het signaal wegvalt. Plan dat ruim voor uw reis, niet op de avond ervoor.

• Een netwerkkabel naar het bureau

  Het meest stabiel. Een vaste kabel van router naar werkplek heeft geen last van muren, vloeren of de wifi van de buren. Videobellen en grote bestanden uploaden gaat dan net zo snel als bij de meterkast.

• Een accesspoint of mesh-systeem

  Wilt u ook draadloos goed bereik, dan helpt een extra accesspoint met een eigen kabel, of een mesh-systeem op plekken waar een kabel trekken lastig is. Een losse repeater vergroot vooral het bereik, niet altijd de snelheid.

• De router op een betere plek

  Een router in een dichte meterkast of achter de tv verliest veel signaal. Soms helpt het al om hem hoger en vrijer te zetten. Lost dat het niet op, dan is één router voor het hele huis waarschijnlijk niet genoeg.

De dag vóór vertrek: laptop en bestanden klaar

• Installeer updates thuis

  Windows en macOS kiezen graag het verkeerde moment voor een grote update. Start de laptop de avond ervoor op, installeer wat klaarstaat en herstart. Op uw eigen netwerk gaat dat veel sneller dan op een hotspot of luchthaven-wifi.

• Zet bestanden offline

  Presentatie, offerte, contract: zet wat u nodig hebt offline beschikbaar in OneDrive, Google Drive of Dropbox. Open elk bestand één keer zonder internet om te controleren dat het echt op de laptop staat.

• Opladers, powerbank en stekker

  Laptoplader en telefoonlader in de handbagage. Een powerbank hoort ook in de handbagage, niet in de koffer die u incheckt. Gaat u naar het Verenigd Koninkrijk of buiten Europa, neem dan een verloopstekker mee.

• Test of u overal in kunt

  Log in op mail, VPN en de systemen die u onderweg nodig hebt. Controleer dat uw tweestapsverificatie op de telefoon werkt, ook als u in het buitenland een ander netwerk gebruikt.

Plan de taxi rond uw werkdag

Vanuit Amersfoort is Schiphol ongeveer 60 kilometer, buiten de spits zo'n 50 minuten rijden via de A1 en A9. Vertrekt u in de ochtendspits, dan halen we u eerder op. Geef uw vluchttijd door; voor een taxi van Amersfoort naar Schiphol rekenen we de ophaaltijd daarvanaf terug, met een marge voor de spits.

De rit zelf is een prima moment om iets af te ronden. De auto is rustig, er zijn opladers voor telefoon en laptop en de chauffeur voert alleen een gesprek als u dat wilt. Voor een uur werk aan een document hebt u niet eens internet nodig: met bestanden die al offline staan, schrijft u gewoon door en synchroniseert u later.

Reist u voor uw werkgever? Met zakelijk vervoer op rekening hoeft u niets voor te schieten. De rit komt op de maandfactuur van uw bedrijf, met datum, route en eventueel een kostenplaats. Zo is een zakelijke taxi naar Schiphol ook administratief geregeld.

Terug van de reis: ophalen en meteen verder

Plan de terugrit tegelijk met de heenrit. Geef uw vluchtnummer door, dan volgen we de landing en staat de chauffeur in de aankomsthal. Landt u later, dan komen wij later; die wachttijd rekenen we niet. Meer over ophalen op Schiphol bij aankomst leest u op onze pagina over luchthavenvervoer.

Thuis zet u de laptop eerst aan het vaste netwerk of in de buurt van een goed wifi-punt, zodat alles wat onderweg is blijven liggen in één keer synchroniseert. Bewaar ook meteen de bonnetjes en reisgegevens voor uw declaratie, nu u nog weet waar ze zitten.

Merkte u op de dag na terugkomst dat de verbinding thuis toch weer hapert? Noteer dan waar en wanneer. Met die informatie kan een installateur gerichter adviseren. RKB Telecom is een voorbeeld van een bedrijf dat netwerkkabels aanlegt en mesh-wifi en accesspoints plaatst, voor woningen en bedrijven in heel Nederland.

Checklist voor uw zakenreis

• Een week van tevoren

  Wifi-signaal op de werkplek meten, een videocall testen en zo nodig een kabel of accesspoint laten plaatsen.

• De dag ervoor

  Updates installeren, bestanden offline zetten, opladers en powerbank in de handbagage, inloggen testen.

• De taxi

  Heen- en terugrit tegelijk boeken, vluchtnummer doorgeven en de rit op rekening van de zaak laten zetten.

• Na terugkomst

  Laptop laten synchroniseren, declaratie afronden en noteren of de thuiswerkplek goed werkte.